Hưỡng dẫn các bước đầu tiên cần thiết để bắt đầu sử dụng phần mềm
Thiết lập cấu hình chung
Giúp phần mềm hoạt động theo đúng quy tắc, quản lý vận hành nhân sự của mỗi doanh nghiệpSau khi đăng nhập phần mềm thành công, bạn click Icon(?) góc trên cùng bên trái hỗ trợ người dùng -> sau đó chọn Icon(Cài đặt)
Trong tính năng cài đặt bạn có thể thay đổi thông tin doanh nghiệp của mình, giúp cho việc export các dữ liệu sẽ hiển thị thông tin doanh nghiệp của bạn
Tiếp theo bạn hãy kéo xuống dưới, và nhập các thông tin chấm công, tính lương, phép năm phép tồn theo chỉnh sách hoạt động của công ty
Sau khi nhập các thông nhấn "Lưu cấu hình" để hệ thống cập nhật lại thông tin
Import danh sách nhân sự
Để import danh sách nhân sự từ file excel, bạn truy cập menu chức năng tại: "Quản lý nhân sự" -> "Nhân viên"
Tại màn hình quản lý danh sách nhân viện bạn chọn "Download file mẫu" để tải file excel mẫu về
Trên file excel mẫu tải về bạn bạn nhập các thông tin về nhân sự, đối với cột Mã nhân viên, mã chấm công hệ thống chấp nhận kiểu dữ liệu String(kiểu chữ hoặc số)
Đối với cột dữ liệu là Ngày vào làm, Ngày sinh hệ thống chấp nhận dữ liệu là kiểu ngày tháng được format theo định dạng theo chuẩn dữ liệu để phần mềm có thể nhận biết được là "yyyy/mm/dd", bạn có thể format dữ liệu ngày tháng về định dạng chuẩn, hoặc kiểu dữ liệu là chuỗi theo định dạng Năm/Tháng/Ngày
Dữ liệu Ngày vào làm, Ngày sinh bạn nên nhập chỉnh xác, sẽ giúp phần mềm có thể tính được thâm niên, phép năm, và các báo cáo nhân sự
Sau khi nhập dữ liệu nhận sự xong bạn hãy lưu file và thoát khỏi file excel, rồi chọn "Import nhân viên"
Thiết lập thông tin đăng nhập
Để thiết lập thông tin đăng nhập cho từng nhân viên, bạn tiếp tục truy cập vào menu chức năng: "Quản lý nhân sự" -> "Nhân viên" Trong danh sách nhân viện bạn chọn button là cây viết để chỉnh sửa thông tin nhân viên.
Tại màn hình cập nhật thông tin nhân sự, ở phần "Thông tin đăng nhập" bạn có thể thấy "Tên đăng nhập", "Mật khẩu", "Nhập lại mật khẩu"
- Ở ô Tên đăng nhập bạn nên nhập theo quy tắc vd: Tên nhân viên là Nguyễn Văn Thành thì tên đăng nhập là: "thanh.nv" trường hợp trùng tên đăng nhập bạn có thể nhập là: "thanh{2 số cuối năm sinh, hoặc 1 giá trị nào khác }.nv"
- Ở ô Mật khẩu bạn nên nhập một mật khẩu mạc định chung cho tất cả các nhân viên mới, sau đó y/c nhân viên đổi lại mật khẩu khi họ đăng nhập phần mềm
Còn ở phần danh sách các quyền truy cập mặc định phần mềm sẽ chọn quyền truy cập của tất cả nhân viên là quyền số 3 "Quyền truy cập nhân viên"
Đối với nhân viên là cấp quản lý và có quyền duyệt đơn từ ban hãy tick chọn thêm quyền duyệt phiếu là quyền sô 1 "Cấp quản lý duyệt phiếu"
Sau khi nhập xong bạn nhấn "Lưu lại" để hệ thống cập nhật lại thông tin
Thiết lập ca làm việc
1.Thiết lập các ca làm việc văn phòng, hành chánh có thời gian cố định
Trước khi có thể thiết lập ca cho từng nhân sự, bạn cần phải thiết lập thời gian làm việc cho từng ca
Để thiết lập thời gian làm việc cho các ca làm việc bạn truy cập menu chức năng: "Quản lý nhân sự" -> "Quản lý ca văn phòng" -> "Khối tính lương"
Trong màn hình "Khối tính lương" bạn cũng có thể tạo một khối, mỗi khỗi tính lương có thể có 1 hoặc nhiều các ca làm việc
Ở đây chúng tôi đã tạo sẵ các khối tính lương cần thiết bạn có thể chỉnh sửa lại thông tin các ca làm việc bên trong khối, để chỉnh sửa hoặc thêm 1 ca làm việc mới VD: ở khối "Văn phòng công ty" bạn click dấu "+"
Ở màn hình "Thiết lập ca làm việc" chúng tôi đã thiết lập sẵn 3 ca làm việc cần thiết, bạn có thể chỉnh sửa lại thông tin ca
Để sửa thông tin ca làm việc bạn click vào icon "Cây bút" để chỉnh sửa lại ca làm việc, ở màn hình chỉnh sửa bạn có thể thiết lập một số tùy chọn
"Tính ngày/giờ công": Đối với các ca tính ngày công, bằng việc checkin, checkout hằng ngày
"Không chấm công": Thường áp dụng đối với các ca làm việc nhân viên không cần chấm công, hệ thống vẫn tính chòn công tới cuối tháng
"Cho phép bù giờ chiều thứ 7": Thường áp dụng đối với một số công ty chỉ làm việc buổi sáng thứ 7
"Làm việc theo ca": Áp dụng đối với các ca làm việc là ca gãy, ca có thời gian làm việc theo ngày không cố định
Ở mục "Quy định ngày làm việc trong tuần" ở đây bạn có thể thay đổi lại số ngày làm việc trong tuần
Sau khi nhập các thông tin cần thiết bạn nhấn nút "Lưu lại"
Thay đổi thời gian làm việc cho ca làm việc ở danh sách ca làm việc click chọn icon "Đồng hồ" như hình bên dưới
Ở màn hình này, bạn có thể thay đổi thời gian làm việc cho từng ngày trong thứ
Đâu tiên bạn chọn thứ trong tuần vd: "Thứ 2" nhập số giờ làm việc thường là 8, nhập Giờ bắt đầu, Giờ kết thúc của ca làm việc
Tiếp theo ở phần "Đi trễ", "Về sớm" bạn có thể để bằng 1 phần mềm sẽ tính là đi trễ sau 08:01.
Ở phần Nghỉ giữa ca bạn có thể thay đổi thời gian bắt đầu nghỉ giữa ca, thời gian kết thúc nghỉ giữa ca
Ở phần "Áp dụng cho các ngày còn lại" khi bạn chọn hệ thống sẽ tự động áp dụng cho tất cả các ngày còn lại trong tuần
2.Thiết lập các ca làm việc là các ca thay đổi, ca gãy, thời gian không cố định
Đối với các ca làm việc có thời gian không cố đinh, chúng tôi đã thiết lập sẵn ca có tên là "Ca gãy, thời gian không cố định" đối với ca này bạn không cần phải chỉnh sửa gì thêm.
Click vào button icon(+) để thiết lập thời gian làm việc của ca, đối với ca làm việc là ca gãy thời gian làm việc là từ thứ 7 -> chủ nhật
3.Sét ca làm việc cho nhân viên
Để sét ca làm việc cho nhân viên bạn truy cập vào menu chức năng: "Quản lý nhân sự" -> "Quản lý ca văn phòng" -> "Phân ca làm việc"
Tại màn hình sét ca làm việc click chọn những nhân viên cần sét ca, có thể sét ca cùng lúc cho nhiều nhân viên, sau đó click vào button "Sét ca nhân viên đã chọn"
Tại màn hình chọn ca làm việc bạn chọn "Khối tính lương" -> "Chọn ca làm việc" -> "Chọn thời gian áp dụng"
Đối với chọn thời gian áp dụng bạn cần chọn thời gian áp dụng sau thời gian hiện tại khoảng 1 tháng
Sau khi chọn ca bạn nhấn "Lưu lại" hệ thống sẽ tự động set ca cho các nhân viên đã chọn
Thiết lập chấm công qua vị trí GPS, mạng lan(wifi) công ty
Để thiết lập cấu hình chấm công qua GPS, mạng lan, mạng wifi công ty bạn truy cập menu chức năng: "Quản trị hệ thống -> Cấu hình thiết lập chấm công -> Thiết lập chấm công"
Ở tính năng này bạn nhấn vào Thêm mới "+ Thiết lập chấm công qua mạng", trên màn này hệ thống sẽ tự động lấy địa chỉ IP Address mà máy tính bạn đang truy cập, nếu công ty bạn có thiết lập một địa chỉ IP tĩnh có thể nhập một địa chỉ khác.
Tiếp theo bạn nhập tên của cấu hình, và chọn áp dụng cho văn phòng chi nhánh, nếu công ty bạn có nhiều chi nhánh khác nhau, nếu bạn chọn áp dụng tất cả hệ thống sẽ áp dụng vị trí chấm công này cho tất cả nhân viên.
Tiếp theo bạn nhấn "Lưu lại" để hoàn tất cấu hình
Sau khi lưu câu hình hoàn tất, bạn cần chọn vị trí chấm công cho điểm chấm công bạn vừa tạo bằng cách nhấn vào icon(vị trí) trong cột "Kinh độ-vĩ độ"
Màn hình chọn vị trí trên bản đồ google map được hiện lên, hệ thống sẽ yêu cầu bạn cấp vị trí, bạn hãy cho phép trình duyệt truy cập vị trí của mình, Để duy chuyển vị trí bạn có thể kéo icon hiện thị trên bản đồ và kéo về đúng vị trí công ty của bạn
Ở ô chọn "Bán kính" bạn hãy nhập bán kính xung quanh vị trí bạn dã chọn trên biểu đồ, VD: bạn chọn 20m thì nhân viên chấm công quanh vị trí công ty với bán kính 20m sẽ được chấp nhận
Sau khi hoàn tất các thông tin bạn nhấ "Lưu vị trí"
Ngoài ra bạn có thể bật hoặc tắt vị trí cho phép chấm công
Bật tắt tính năng kết nối mạng lan, nếu bạn bật lên thì nhân viên sẽ bắt buộc phải kết nối vào mạng nội bộ của công ty mới có thể chấm công
Bật tắt vị trí chấm công, nếu bạn bật phần mềm sẽ kiểm tra vị trí chấm công của nhân viên có lằm trong bán kính so với bị trí chấm công được cho phép.
Thiết lập duyệt đơn từ
Ở chức năng thiết lập duyệt đơn từ phầm mềm cho phép thiết lập duyệt các đơn từ theo các mức duyệt khác nhau, phần mềm sẽ cho phép mức duyệt tối đa là 3 mức
Để thiết lập mức duyệt bạn truy cập menu chức năng: "Quản lý nhân sự" -> "Thiết lập duyệt đơn từ"
Ở màn hình chức năng này bạn có thể thiết lập các mức duyệt cho các loại đơn từ "Phiếu nghỉ phép", "Phiếu công tác", "Phiếu xác nhận công", "Phiếu tăng ca"
Bạn có thể thêm mới một mức duyệt,hoặc cập nhật lại các mức duyệt mà hệ thống cung cấp mạc đinh
Để thêm mới bạn click button "+Thêm mới mức duyệt"
Ở màn hình thêm mới mức duyệt bạn có thể chọn loại phiếu -> nhập "Số ngày nghỉ"(nếu bạn không nhập số ngày nghỉ thì mạc định tất cả các phiếu sẽ có mức duyệt bằng mức duyệt bạn nhập)
-> Nhập "Số lần duyệt"
VD: Khi bạn chọn loại phiếu là "Phiếu nghỉ phép" số ngày nghỉ "1" biểu thức so sánh là "<=", và mức duyệt là 2
Thì tất cả các phiếu nghỉ phép có ngày nghỉ <=1 sẽ cần 2 mức duyệt. 2 mức duyệt sẽ hệ thống sẽ lấy theo sơ đồ chức danh của công ty bạn VD: Trưởng nhóm sẽ quản lý nhân viên, và trên trưởng nhóm là Trưởng phòng có nghĩa là phiếu mức duyệt cần được Trưởng nhóm duyệt lần 1
sau khi duyệt phần mềm sẽ tự động chuyển duyệt lần 2 cho Trưởng phòng
Sau khi nhập các thông tin cần thiết bạn nhấn button "Lưu lại" để phần mềm cập nhật thông tin